'Aan de slag' met de resultaten van een CAF oefening.

Thetis Organisation Partners werd door een Vlaamse Overheidsdienst geselecteerd om hun CAF oefening mee uit te werken en te begeleiden.

Intussen bevinden we ons in de eindfase en zijn we bezig met het opstellen van het finaal rapport. De term 'eindfase' is hier echter niet op zijn plaats. Een CAF oefening is in feite maar een middel. Het is een methode om de organisatie te evalueren door het toekennen van een score en door specifieke sterktes en verbeterpunten van de organisatie te benoemen. Het échte werk begint nu pas, met het omzetten van deze verbeterpunten in concrete acties en verbeterprojecten, én door concrete uitvoering te geven aan deze verbeteracties. 

Wat is CAF?
CAF staat voor Common Assessment Framework (Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader) en werd afgeleid van het EFQM kwaliteitsmodel wat meer op maat is van private ondernemingen. 
CAF is een instrument, een hulpmiddel voor overheidsorganisaties om hun kwaliteit van management en prestaties te evalueren. 
Voor meer informatie zie ook www.publicquality.be.

Situatieschets.
Het is reeds de 3de CAF oefening binnen deze Vlaamse overheidsdienst en dit over een periode van net geen 10 jaar. 
De organisatie telt ongeveer 1.200 medewerkers, gespreid over diverse beleidsdomeinen zoals onder meer Cultuur, Onderwijs, Welzijn, Leefmilieu...

Werkwijze.
Er werden 12 groepen gevormd (ook wel ZEG's = zelfevaluatiegroepen genoemd) met gemiddeld 8 à 10 deelnemers (vrijwillig en/of aangeduid). 
Door Thetis werden vervolgens een aantal opleidingen georganiseerd waarbij aan elke deelnemer toelichting werd gegeven over het CAF model en hoe er per criterium van het CAF model een score, met sterktes en verbeterpunten kan worden toegekend. 
Na het beëindigen van de opleiding kon elke deelnemer zijn individuele scores, sterktes en verbeterpunten invoeren via het online systeem EIPA (www.eipa.nl).
Per groep (ZEG) werden 2 workshops georganiseerd. Tijdens de 1ste workshop werden de individuele scores van elke deelnemer besproken om gezamenlijk tot een consensusscore te komen voor de groep. In de 2de workshop werden de concrete sterktes, verbeterpunten en actiepunten uitgewerkt.
Elke workshop werd begeleid door Thetis en door een medewerker uit de organisatie die als CAF moderator was aangeduid.

Volledige organisatie betrokken.
Uniek aan deze CAF oefening was het uitdrukkelijk verzoek van de directie om alle medewerkers van de organisatie te betrekken. 
Zodoende werd er door Thetis een vragenlijst opgesteld, waarbij elke vraag of stelling refereert naar een specifiek criterium van het CAF model. Elke vraag kon beoordeeld worden variërend van oneens, eerder oneens, eerder eens, eens of geen mening. 
Met uitzondering van de medewerkers die werden geselecteerd als deelnemer van een zelfevaluatiegroep, werden alle medewerkers van de organisatie door Thetis uitgenodigd om deze vragenlijst (online) in te vullen.
De vragenlijst was toegankelijk over een periode van 6 weken (zomervakantie) en heeft geleid tot een respons van 43%.
De resultaten uit de CAF vragenlijst werden mee verwerkt en besproken tijdens de 2 workshops van elke CAF groep.

Resultaat.
Alle groepen (ZEG's) hebben intussen hun scores per criterium van het CAF model toegekend en hebben sterktes, verbeter- en actiepunten geformuleerd.
Deze resultaten worden verwerkt in een eindrapport, evenals de globale score op niveau van de volledige organisatie.

En nu…?
...aan de slag met de verbeter- en actiepunten!